Los 5 Errores Que Llevarán Tu Empresa A La Ruina

Hoy toca hacer un poco resumen de estos 2 años de actividad en el blog con un mega artículo y en él voy a sintetizar lo que yo creo que son los errores más comunes que se cometen en las empresas y que hacen que al final se acabe en la quiebra, con las consecuencias que ello conlleva.

A lo largo de nuestra vida, todos hemos conocido personas con empresas, más grandes o más pequeñas, que por un motivo u otro no les ha ido bien y acaban cerrando. Incluso es posible que les fuera bien durante un tiempo y acabaran echando el cierre.

Gestionar bien una empresa es complicado. Cualquiera que tenga un negocio lo sabe con creces, pero si fuéramos honestos con nosotros mismos, también deberíamos admitir que cuando algo fracasa alguna culpa tendremos. No puede ser todo fruto de la mala suerte, de la crisis, de la competencia de internet y de tantas excusas que se nos van a ocurrir para excudarnos en algo.

Siendo muy taxativos casi me atrevería a asegurar que en un porcentaje muy alto del fracaso de una empresa, está la mano del que la dirige (siempre habrá excepciones). Los motivos pueden ser muchos, pero hay algunos que se repiten en unos casos y otros, y de esos me voy a ocupar.

Este artículo te advierto que puede resultarte duro en cuanto a que no tengo pelos en la lengua, pero mi intención siempre es ayudar a evitar el desastre, del cual nadie estamos exentos (ni yo), aunque si todos somos conscientes de los problemas que nos vamos a encontrar y de cómo evitarlos, menores serán las probabilidades de que acabemos en bancarrota.

Te propongo que este artículo lo leas más como una posibilidad de hacer examen de conciencia y como autoayuda que como una reprimenda. Yo no soy nadie para dar lecciones de nada. A mí me sirve para poner los pies en la tierra, para refrescar cosas que tengo aprendidas, asumidas pero olvidadas y sobretodo para tener una inyección de ánimo y pensar que todo tiene solución porque otros ya lo han hecho. Lo único que debemos saber es el cómo.

Dentro de los errores que cometemos como emprendedores-empresarios yo los agruparía en dos categorías. Una que serían errores a nivel interno, y otros a nivel externo.

Pues una vez aclarado y puestos los puntos sobre las íes en esta introducción, vamos de lleno con esos errores que nos llevan a la quiebra.

1.- Gastos no controlados

Uno de los errores clásicos de los emprendedores es no saber qué gastos tiene, hasta el último céntimo. Seguimos pensando que la contabilidad de nuestros negocios es cosa del asesor, y éste bastante tiene con llevar tu contabilidad en libros de cara a Hacienda, presentar todas las declaraciones y demás.

Digamos que hay que diferenciar la figura del asesor como la de alguien que lo que hace es dar una forma legal a tus ingresos y gastos, con la del gestor que lo que hace es dictaminar con qué medios se ingresa dinero, a qué dedicamos esos ingresos y cómo los distribuimos.

Un asesor, su trabajo no es cuestionar en qué te lo gastas. Eso es trabajo del gestor. Y ese ¿quién es? eres tú.

Los gastos son importantes tenerlos controlados. Te recomiendo mi artículo sobre cómo controlar los gastos fijos (uno de los más leídos del blog, por cierto).

Entonces ya sabes que para que un negocio no se descarrile hay que tener los gastos bien contabilizados y controlados. Esto es saber con exactitud a dónde va destinado cada céntimo que se gasta.

Truco del almendruco

Dicho así parece fácil pero no lo es. Yo aprendí en un proceso de coaching la manera de controlar este aspecto al que tendrás que dedicar unas horas de una mañana al mes.

¿Y si yo no sé cómo controlar esto?

A grandes rasgos te diré que dependiendo de tu sector se hará de una manera u otra pero intenta agrupar los gastos en bloques y asignándoles un porcentaje

Algo parecido a esto

  • COSTES VENTAS (materias primas, servicios profesionales…)
  • GASTOS DE PERSONAL (salarios coste empresa, comisiones por ventas…)
  • COSTES ESTRUCTURALES (alquileres, agua, luz, teléfono, seguros, amortizaciones sin intereses, gestoría, limpieza…
  • COSTES COMERCIALES (publicidad, comisiones por ventas por tarjeta)
  • COSTES FINANCIEROS (intereses por financiaciones a clientes, intereses por préstamos del negocio)

Al igual que en un país se funciona con presupuestos por ministerios, en una empresa lo ideal es tener presupuestos por partidas y no se pasan de una a otra igual que el ministerio de industria no le da lo que le sobra al ministerio de economía. Son independientes-aunque de la clase política te puedes esperar cualquier cosa-

Entiendo que este punto es complicado de explicar porque cada negocio es un mundo. Me vale con que te quedes con la idea general y si te interesa investiga más en profundidad, aspectos concretos de tu negocio concreto. Yo aquí sólo te doy unas pautas generales.

 

2. Formación en ventas

A fuerza de parecer pesado, vuelvo a la carga con el asunto de las ventas.

El talón de Aquiles de la mayoría de las pequeñas empresas son las ventas. No sabemos vender.

Para entender el por qué de esto hay que ir para atrás en el tiempo en que decidimos poner nuestro propio negocio.

La mayoría de nosotros somos “técnicos”, es decir nos hemos formado para desarrollar un trabajo bajo la supervisión o directriz de otro (director o empresario). A mí en la escuela jamás me enseñaron ni a dirigir ni a vender, y si lo hicieron, yo ese día falté. Muchos de los emprendedores conocemos muy bien nuestro producto o nuestro servicio o profesión.

Pero ser electricista, fontanero, veterinario, dentista, abogado, diseñador de muebles etc… es una cosa y otra muy distinta es saber vender un presupuesto de una instalación eléctrica, fontanería, arreglo dental, proceso de divorcio, una remodelación de una cocina etc… se entiende ¿verdad?

Una vez vista la diferencia entre ser técnico y ser “el jefe”, cuando pasamos de un estatus al otro hay un momento en el que uno es consciente de que “no se ha formado para eso”. Y lo primero en lo que tenemos que formarnos es en vender porque hasta entonces eso era labor de otro. Si no hay ventas, no hay empresa.

Truco del almendruco

Hoy en día hay que ser consciente de que tenemos toda la información y formación que queramos al alcance de la mano. Nunca ha sido tan fácil formarse en lo que te propongas como hoy en día. tienes formación presencial, online, de pago, gratuita…toda la que te puedas imaginar, por lo tanto no hay excusa de ningún tipo para que no te formes.

En mi caso he probado de todo y mi consejo es que la formación general es de fácil acceso a través de internet, bien con blogs  y conferencias en youtube. Yo es lo que hago. Pero cuando quiero profundizar en algún tema más concreto, ahí toca gastar -mejor dicho, invertir- y compro libros o busco formación de pago online o presencial.

Te recomiendo esta lectura por si no tienes claro aún lo que es vender y ser vendedor en el siglo XXI

3. Quién eliges como socio

Este es un error de libro, y aquí picamos el 99%. En mi caso me asocié con una compañera de trabajo y he de reconocer que después de más de 15 años debemos ser de los pocos casos en los que seguimos juntos porque lo normal no es eso. Pero la excepción no rompe la norma.

Elegir socio en un negocio es una tarea que la mayoría de las veces no le damos la importancia que debiera. Nos juntamos con la mínima excusa con cualquiera que nos cuadra por cualquier motivo menos por lo que verdaderamente importa.

Así vemos cómo en la mayoría de las sociedades se dan estos casos:

  • Sociedades con varios socios que son compañeros de un trabajo anterior.
  • Sociedades con varios socios con el mismo perfil profesional.
  • Sociedades con tu pareja.
  • Sociedades de un montón de socios a porcentajes accionariales iguales porque así tocan a menos en la inversión.
  • Sociedades donde no hay un líder, sino que son todos los socios “el lider”-osea ninguno-
  • Sociedades formadas por amigos por el simple hecho de serlos

y un largo etcétera.

El organigrama de una empresa debe configurarse al principio de formarla. La mayoría de los casos que te he expuesto al cabo del tiempo acaban a ostias, porque una empresa no es una ONG. Tiene que haber un líder, un alma máter que debería de ser el que tenga carisma para ello. En los equipos de fútbol donde hay más de  un gallo de pelea -figura- acaban teniendo mil rollos porque todos quieren mandar, ser el primero, no admiten la autoridad de nadie y ahí, o aparece un entrenador con un par o ese barco zozobra por los 4 costados.

Del mismo modo que no pueden ser todos delanteros o centrocampistas o porteros, cada puesto requiere una persona con unas aptitudes determinadas y no que nos juntamos 4 compañeros de la facultad de ingenieria y ¡¡hala¡¡ a emprender. Todos con la misma formación, todos con la misma experiencia laboral, todos con el mismo porcentaje en la empresa.

Pues en menos que canta un gallo, todos a la ruina.

Truco del almendruco

Este es fácil pero requiere echarle huevos. Es tan sencillo como si tú eres el que tiene la intención de montar una empresa, haz la empresa tuya. Tú eres el líder, tú tendrás la mayoría del accionariado y tú mandas. Y si necesitas más personas, tendrás que elegir entre buscar colaboradores o buscar inversores -que pueden ser socios minoritarios.

Si no te quedan más narices que meter socios a partes iguales, mira bien con quién te juntas.

  • 2 socios es una buena fórmula. Estaréis condenados a entenderos por el bien del negocio y si tienes mano izquierda lo normal es que unas veces ceda uno y otras el otro.
  • 3 socios siempre se necesitará que 2 por lo menos estén de acuerdo, por lo tanto creo que los errores pueden minimizarse. Si siempre son 2 en tu contra, tienes un problema. Tarde o temprano -como en Gran Hermano- serás nominado y eliminado de la ecuación.
  • 4 socios yo no lo recomiendo. Eso es ingobernable y ahí sí que veo que en poco tiempo pueda ser muy real que se hagan 2 grupos y se declaren la guerra.
  • Más socios, eso es una bacanal. Tiene menos futuro que el dietista del  niño de la salchipapa.

4. Medir mal la inversión y las previsiones

Antes de emprender un negocio hay que ser consciente de dónde nos metemos. Yo lo he hecho a lo largo de mi vida en 3 ocasiones y es un aspecto que no he mirado demasiado, salvo la última vez, y considero a día de hoy que es un error gravísimo no medir bien dónde nos metemos.

Y no es sólo una cuestión económica. Tener una empresa, salpica a los que tienes alrededor. Tu forma de vida va a cambiar, sobretodo si vienes de ser trabajador por cuenta ajena.

No es lo mismo emprender teniendo 25 años, soltero, sin hipoteca, viviendo con tus padres, que con 35 años, casado, con 2 hijos, hipoteca y trabajo más o menos estable.

Es de sentido común ver las diferencias abismales entre ambos supuestos.

En el primero puedes arriesgar a muerte. En el caso de que te vaya mal, el error es enmendable, tienes toda la vida por delante para recuperarte, no tienes que dar descuentos a nadie y en el peor de los casos el mayor perjudicado serás tú.

En el segundo supuesto, la cosa cambia porque el que no te vaya bien supone que tengas un problema del tamaño del estado de Michigan. Te juegas tu vida y la de los que te rodean.

Truco del almendruco

Aquí sólo puedo darte un par de  consejos.

El primero a nivel económico arriesga aquello que pueda ser recuperable y que no ponga en riesgo tu vida. Y para eso tienes que hacer un cálculo con una cifra exacta. Si puedes arriesgar 30 mil euros porque esa cifra no te supone un descalabro en tu vida, arriesga eso y sólo eso. Si son 10 mil, 10 mil. No más.

Nada de meter a terceros como avalistas, nada de rehipotecar casas, nada de préstamos al banco que no puedas devolver. Sé que lo que digo puede resultar irreal pero tú eliges. Si arriesgas y te va bien, siempre estarás a tiempo de ir creciendo.Si te va mal siempre podrás remontar pero si te juegas todo a una carta y va mal, la has liado, y bien.

En segundo lugar te diría que intentes chequear tu idea negocio antes de montarlo. Esto suena complicado pero voy a explicarte el concepto. Quieres montar un restaurante de comida china. Lo que todos haríamos es alquilar  un local y montar toda la infraestructura. Negociamos con el banco un crédito a 10 años, otra parte ponemos de los ahorros, pedimos a algún familiar, 6 meses sin ingresar un euro por las obras, 3 velas a San Pancracio patrono de los negocios y demás y un largo etcétera.

Total coste: 300 mil euros y la incertidumbre de si saldrá la cosa bien.

Mi pregunta es, ¿no será más razonable chequear y validar la idea en el mercado? ¿sabes si en tu pueblo la gente quiere comida china?

Propuesta: hazte unos panfletos ofreciendo comida china a domicilio, y buzonea tu pueblo unas cuantas veces. Si hay mercado, tendrás pedidos. Si tienes pedidos, aprieta el culo y lo haces en tu casa de la mejor manera posible. Quizás no sea igual igual, pero lo que a tí te interesa saber antes de nada es si en tu pueblo la gente quiere comer comida china.

¿Que no llama nadie? pues habrás perdido en el peor de los casos 1000 euros de imprenta y buzoneo. Ahora piensa también lo que te habrás evitado.

Eso es chequear una idea. En internet encontrarás muchos ejemplos de empresas que han hecho algo similar, por ejemplo dropbox que antes de lanzarse a crear toda la plataforma chequeó con un falso servicio la viabilidad del proyecto. Buscaban suscriptores y cuando estos se apuntaban les mandaban un email con una excusa del tipo “en breve estará activo el servicio. Disculpa las molestias. En el momento que estemos operativos te lo haremos saber”. Como vieron que en poco tiempo recopilaron miles de suscripciones, aparte de validar su idea sin haber invertido ni arriesgado nada, pudieron obtener inversores sin problema puesto que iban con una cartera de clientes apabullante.

Esa es la idea. Validar antes. A ser posible con el menor impacto en tu vida posible. Generalmente hacemos al revés. Montamos un negocio y luego buscamos los clientes desesperadamente. Si validamos la idea antes, iremos con más seguridad en nuestro futuro proyecto.

Hacer mal las previsiones

Este es otro error típico y que puede ir enlazado con el anterior. Prever mal los ingresos que vamos a tener nos suele pasar porque pecamos de optimistas, por un lado, y porque se nos puede pasar por alto que las diferentes formas de cobrar tus facturas cuando tienes un negocio, pueden hacer tambalear la caja de una manera brutal.

Como norma te diré que para lanzarte a un proyecto deberías disponer de un colchón aproximado para tu vida personal de entre 1 y 2 años. Si en tu casa necesitáis 1000 euros para vivir después de haber hecho todos los ajustes posibles, deberás disponer de entre 12000 y 24000 euros en el banco para poder seguir viviendo durante una temporada larga porque si hay algo que tiene el ser empresario es que vas a vivir en la más absoluta incertidumbre. No puedes poner un negocio pensando que al primer mes ya tienes beneficios.

La naturaleza principal de un negocio es tener beneficios y cuando uno empieza no sabe cuándo van a llegar -si llegan-.

Aparte debes tener muy presente que en el momento en que empiezas, el tiempo corre en tu contra. Los meses que tardes en iniciar la actividad también tienen gastos. Desde que empiezas hasta que empieces a vender, pasa un tiempo. Desde que vendes hasta que cobras pasa un tiempo, y aquí es donde algunos la cagan. Al hacer los cálculos muchos no tienen en cuenta este aspecto y el que tú hagas un trabajo y lo factures, no quiere decir que lo cobres. No por impago -que también- sino porque en el mundo empresarial es muy dado el pago a 30-60-90-120 días. Lo que tú vendes en enero, lo cobras en abril, o en mayo, y ese tiempo tú sigues teniendo gastos. Y si trabajas con la Administración ya no te quiero ni contar.

Para que veas la diferencia entre ser trabajador por cuenta ajena a empresario. En la primera opción a día 20 de cada mes dirás ¿todavía estamos a 20? porque estás deseando que llegue el 30 para cobrar. En la segunda opción dirás ¿ya estamos a 20? porque en breve empiezas a pagar.

Truco del almendruco

Mi consejo es que evites en la medida de lo posible el aplazamiento de los cobros. Un negocio se sustenta por los beneficios, y tan importante como estos es la caja – liquidez- así que procura no ahogarte en los inicios con este asunto. Hay muchos negocios que han quebrado por este motivo siendo rentables porque se han acabado ahogando.

5. Trato con el cliente

Para mí uno de los aspectos que más está evolucionando en los últimos años.

Hemos pasado de que el tonto del pueblo tuviera la ferretería y cuando ibas a por unos tornillos y unas tuercas, te las sirviera perdonándote la vida, a que si me apuras puedas comprar tornillos y tuercas por internet, con los portes incluídos y si no te gustan los devuelves y no te cuesta ni un euro. Casi parecido.

Resultado: el tonto del pueblo ahora se queja porque a su ferretería no va nadie y “la cosa con esto de la crisis está muy mal” cuando lo que debería pensar es que si se hubiera molestado en cuidar a sus clientes durante los 30 años de monopolio ferretero en Villarriba, tratando a banquetazos a los clientes, cobrando lo que le daba la gana, quizás y sólo quizás, ahora tendría clientes fieles porque a un cliente hay que cuidarle y mimarle, y si le tratas a leches pues lo normal es que recibas lo mismo. Si uno planta lechugas, lo normal es recoger lechugas.

Bien, ante este panorama, algunos empresarios parece ser que no se han enterado de que las tornas han cambiado, que los clientes -todos somos clientes al fin y al cabo- cada vez somos más exigentes, recibimos más por menos y que en el smartphone llevamos una tienda portátil abierta 24 horas, 365 días del año.

Pues a pesar de esto yo sigo viendo todos los santos días propietarios de negocios que tienen menos sensibilidad que Eduardo manostijeras en los dedos. Sigo viendo profesionales que piensan que sus clientes tienen la obligación de soportarles con mal humor, que no te hablen, que no te traten con un mínimo de educación, que no te pueden atender porque estoy muy liado, que no te quieren dar explicaciones del presupuesto porque me lleva mucho rato, que no te devuelvo eso porque no viene mal de fabrica sino que lo has roto tú por mal uso, que no te devuelvo el dinero si no que te doy un vale.

Todos estos, que abundan para nuestra desgracia, tienen los días contados porque un cliente no tiene por qué aguantarte cuando en la misma calle en 100 metros a la redonda, hay otros 5 que hacen lo mismo que tú, pero con un trato totalmente antagónico.

Truco del almendruco

Ante esto sólo hay una cosa que podemos hacer.

                                        PONLE PASIÓN.

Lo pongo bien grande. Sí, ponle pasión a la vida, a tu trabajo, al trato con tus clientes, a tu quehacer diario, porque si no te van a dar pal pelo. Si tu trabajo no te apasiona, tus clientes lo van a notar y ya nadie siente la obligación de tener que aguantarte porque los tiempos en los que no había quién lo hiciera nada más que tú y otros 3, han pasado a la historia.

No te queda otra que reciclarte y volver a ponerle pasión. Cada vez que tengas una oportunidad de venta, cada vez que tengas un cliente, hay que tratarle como que fuera el primero y el único porque no se casan con nadie.

Ten muchísima empatía y ponte en su lugar porque todos somos clientes de otras empresas, luego no hagas lo que no te gusta que te hagan. Hay un ejercicio muy fácil que se puede hacer y yo lo hago a menudo y es pensar en empresas con las que me gusta tratar y hacer negocio y escudriñar y preguntarme ¿por qué me gusta comprar aquí?. La respuesta que des es la propuesta de valor que tiene esa empresa. Después lo que tienes que preguntarte es en qué se parece tu empresa a esa otra y si tus clientes realmente crees que tendrán la misma percepción sobre la tuya.

Y con esto acabo por hoy.

Estos son los 5 problemas que puedes encontrarte que pueden hacer ir a la ruina un negocio. Y lo más importante es que el evitarlos en buena medida  dependen de las personas que gestionan, como habrás podido observar.

No son los únicos que hay, porque el tema da para una enciclopedia, pero como digo siempre, cuanto más tengamos presente todas estas cosas menos probabilidades tendremos de que nos ocurran porque ya somos conscientes de ellas.

Si te ha gustado comparte y harás que mi trabajo llegue a más gente que les puede aportar valor.

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7 comentarios sobre “Los 5 Errores Que Llevarán Tu Empresa A La Ruina

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  1. Grande Aitor. Mejor resumido no se puede explicar. Especial atención al punto 5º. Sin ir más lejos, esta misma semana, en una cadena de calzados (Merkal) no me han admitido un cambio de talla de unas zapatillas compradas para regalar en navidad el 19 de diciembre, porque me había pasado 4 días el periodo de devolución.

    Si no quiero devolverlas! Solo cambiar la talla porque la persona a la que se las regalé necesita una talla más, por supuesto sin usar, con sus etiquetas y bridas que impiden usarlas.

    Pues nada, por 4 días y su política, han perdido a un cliente “para siempre”. Hay que tener “empatía” con el cliente y siempre ser flexible, máxime cuando a la empresa no le supone ningún coste. Hay mucha competencia que está haciendo las cosas muy bien en cuanto a trato al cliente.

    Que les vaya bonito!

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  2. Gracias Olaf. Realmente es una asignatura pendiente en muchos comercios y no son conscientes del daño que se hacen.
    Al hilo de este tema en breve también voy a ir publicando artículos donde analizaré experiencias reales de compra y daré mi opinión sobre cómo han realizado la gestión, para bien o para mal. Y no tardando porque estoy inmerso en una ahora mismo con una multinacional y en cuanto tenga la resolución haré un artículo al respecto. Creo que puede ser una sección interesante analizar casos reales con nombres y apellidos.
    Un saludo

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  3. Muy buenas Aitor, antes de nada decir que me parece muy interesante tu página
    Tengo una duda, me gustaría saber dónde se incluyen los gastos de la hipoteca del piso dónde vivo , así como todos los gastos de casa, ya que también son gastos fijos
    Muchas gracias de antemano y sigue así que nos puedes ayudar a muchos

    Le gusta a 1 persona

    1. Hola Celso. Gracias por tu comentario. Tu pregunta es muy buena porque hay muchos profesionales que son autónomos con una empresa en la que son solo ellos, que mezclan los gastos personales con los de la actividad que realizan. Esto debe estar totalmente separado. La finalidad de la contabilidad es tener una radiografía de tu empresa por lo tanto debes contabilizar los gastos de tu actividad por un lado y los gastos personales por otro.
      Por ejemplo si el coche se utiliza para ambos fines si quieres tener una visión real de cómo va tu negocio debes separar el gasto de este cuando lo usas para trabajar de cuando lo usas por motivos personales. Así debe ser con todo.
      Sé que muchos autónomos tienen, por ejemplo, coche a nombre de empresa y todos los gastos que le genera los mete como gasto de empresa pero si lo que tu quieres es saber realmente la rentabilidad de tu negocio debes contabilizar como gasto, aunque sea en un Excel que rellenes tú por tu cuenta, los gastos de tu actividad y así sabrás realmente si tienes beneficios por esa actividad. Si se mezcla lo personal con lo laboral no tienes una imagen real y puede ser que creas que tu negocio es rentable y resultar que la rentabilidad la obtienes por el local que al ser tuyo no pagas, porque tu cónyuge te lleva las cuentas y no percibe un salario, porque el coche está a nombre de la empresa aunque lo usas de forma particular etc…
      Te recomiendo que leas el articulo referente a calcular los gastos fijos de una empresa. Un saludo
      https://lagrutadelmonje.com/2015/02/14/como-calcular-los-gastos-fijos/

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